من المهم عند جدولة الاجتماعات المتزامنة وقبل البدء بالاجتماع العودة الى مدير المدرسة .
قبل البدء بالاجتماع على المسؤول عن اللقاء تحضير المادة المنوي طرحها في الاجتماع وتهيئة المعينات اللوجستية مثلا: كهرباء ، انترنت ، وضع الغرفة وذلك للتاكد من عدم انقطاع الاجتماع بعد البدء به .